Was ist eine Firmenkreditkarte?
Firmenkreditkarten sind Kreditkarten, die an Mitarbeiter etablierter Unternehmen ausgegeben werden, mit denen sie ihre autorisierten Geschäftsausgaben wie Hotelaufenthalte und Flugtickets abrechnen können, ohne ihre eigene Karte oder Bargeld verwenden zu müssen. Diese Karten, die auch als kommerzielle Kreditkarten bekannt sind, können es Arbeitnehmern (und Arbeitgebern) erleichtern, Ausgaben zu verwalten, und viele bieten Vergünstigungen wie Vielfliegermeilen und Zugang zu Flughafenlounges.
Die zentralen Thesen
- Firmenkreditkarten erleichtern Arbeitgebern und Arbeitnehmern das Ausgabenmanagement.
- Firmenkarten werden an größere, etablierte Unternehmen ausgegeben und unterscheiden sich von Visitenkarten, die Einzelunternehmen und DBAs zur Verfügung stehen.
- Mitarbeiter müssen sich mit den Firmenkreditkartenrichtlinien ihres Unternehmens vertraut machen und diese befolgen, bevor sie Gebühren erheben.
- Je nach Karte übernimmt entweder ein Arbeitnehmer oder der Arbeitgeber die Kreditkartenrechnung.
So funktioniert eine Firmenkreditkarte
Firmenkreditkarten sind darauf ausgelegt, die Anforderungen etablierter Unternehmen zu erfüllen – in der Regel solche mit einem Jahresumsatz von mindestens 4 Millionen US-Dollar, mehr als 15 Kartenbenutzern und voraussichtlichen Kosten von 250.000 US-Dollar oder mehr pro Jahr. Während die meisten Unternehmen, einschließlich Einzelunternehmen und DBAs, eine Kreditkarte für kleine Unternehmen erhalten können, sind Firmenkarten (wie der Name schon sagt) Unternehmen vorbehalten. Das bedeutet, dass das Unternehmen als S- oder C-Corporation strukturiert und registriert sein muss, um berechtigt zu sein.
Große Kreditkartenaussteller wie American Express, Capital One, Citibank, Chase und Wells Fargo bieten Firmenkreditkarten an. Die Karten werden auf der Grundlage der finanziellen Gesundheit des Unternehmens ausgestellt – nicht der persönlichen Finanzen der Eigentümer. Kartenherausgeber können beispielsweise verlangen, dass das Unternehmen über starke Finanzen sowie eine gute Liquidität und einen guten Cashflow verfügt.
Firmenkreditkartenaussteller möchten in der Regel den letzten geprüften Jahresabschluss eines Unternehmens, Einzelheiten zur Struktur und Organisation des Unternehmens, Steuerinformationen (einschließlich einer Bundessteuer-ID) und Kontaktinformationen für einen leitenden Angestellten des Unternehmens einsehen, der befugt ist, im Namen des Unternehmens Geschäfte zu tätigen Unternehmen – wie ein Eigentümer, Präsident oder Schatzmeister.
Ein Arbeitgeber kann bestimmten Mitarbeitern eine Firmenkarte ausstellen, damit sie genehmigte Geschäftsausgaben wie Hotels, Mahlzeiten, Mietwagen und Flüge bezahlen und auch an Geldautomaten auf Bargeld zugreifen können – alles ohne eigene Mittel oder einen Vorschuss des Unternehmens. Der Firmenname wird zusammen mit dem Namen des Mitarbeiters als designiertem Karteninhaber auf der Karte stehen. Die Unterschrift des Mitarbeiters befindet sich auf der Rückseite der Karte, genau wie auf einer persönlichen Kreditkarte.
Arten von Firmenkreditkarten
Je nach Art der Firmenkreditkarte trägt der Arbeitnehmer oder der Arbeitgeber die Kreditkartenrechnung. Mit einer individuellen Haftpflichtkarte ist der Arbeitnehmer dafür verantwortlich, alle Gebühren direkt an den Kreditkartenaussteller zu zahlen, eine Spesenabrechnung einzureichen und vom Arbeitgeber eine Erstattung zu erhalten. Der Kreditkartenaussteller prüft die Bonität des Mitarbeiters, bevor er ihm eine Karte gibt, aber es ist ein „sanfter Zug“, der seine Kreditwürdigkeit nicht beeinflusst.
Wenn es sich um eine Unternehmenshaftpflichtkarte handelt, zahlt der Arbeitgeber die Rechnung für alle genehmigten Gebühren (obwohl der Arbeitnehmer möglicherweise am Haken ist, um den Aussteller für nicht autorisierte oder persönliche Ausgaben direkt zu bezahlen). Da das Unternehmen für die Zahlung der Rechnung verantwortlich ist, überprüft der Kreditkartenaussteller normalerweise nicht die Kreditwürdigkeit des Mitarbeiters, aber diese Person ist wahrscheinlich dafür verantwortlich, regelmäßige Spesenabrechnungen einzureichen, damit das Unternehmen die Kartenabrechnungen jeden Monat abgleichen kann.
Bevor ein Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte verwendet, sollte er herausfinden, wer für die monatliche Zahlung der Rechnung verantwortlich ist. Wenn sie verantwortlich sind, sollten sie ein System einrichten, um sicherzustellen, dass die Zahlungen pünktlich erfolgen und dass sie über die Mittel verfügen, um den Restbetrag zu decken.
Vorteile einer Firmenkreditkarte
Ein wesentlicher Vorteil einer Firmenkreditkarte besteht darin, dass sie das Ausgabenmanagement vereinfacht – für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen. Aus geschäftlicher Sicht ermöglicht eine Firmenkarte Arbeitgebern, Limits festzulegen, wie viel Karteninhaber pro Transaktion, pro Ausgabenkategorie oder insgesamt ausgeben können. Das Unternehmen kann auch steuern, wo eine Karte verwendet werden kann, indem Käufe auf bestimmte Händler, Arten von Händlern und Standorte beschränkt werden.
Aus Mitarbeitersicht kann eine Betriebshaftpflichtkarte eine finanzielle Entlastung bedeuten, da die Vorabzahlung dienstlicher Aufwendungen und das anschließende Warten auf Erstattungen entfallen. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass einige Firmenkreditkarten eine elektronische Spesenabrechnung anbieten, die die Spesenabrechnungen des Unternehmens automatisch mit Kaufinformationen füllt – eine Funktion, die es einfacher (dh weniger umständlich) macht, zeitnahe und genaue Berichte einzureichen.
Ein weiterer großer Vorteil besteht darin, dass Karteninhaber je nach Arbeitgeber möglicherweise alle Prämien behalten können, die sie bei der Verwendung einer Firmenkreditkarte erhalten. Sie können beispielsweise Prämien für ein Vielfliegerprogramm oder das Vielgästeprogramm eines Hotels sammeln und einlösen. Natürlich kann der Arbeitgeber entscheiden, die Prämien zu behalten, um die jährlichen Unternehmenskosten auszugleichen oder Leistungsträgern Anreize zu bieten. Dennoch erlauben viele größere Unternehmen ihren Mitarbeitern, die Vorteile von Prämienprogrammen zu nutzen, da dies die Arbeitsmoral der Mitarbeiter verbessern kann.
Zusätzlich zu Prämienprogrammen bieten viele Firmenkreditkarten Vorteile, die Vielreisende zu schätzen wissen, wie z. und Mietwagen-Kollisionsschadensverzichtserklärungen. Lesen Sie das Kleingedruckte auf dem Kreditkartenvertrag, um sicherzustellen, dass Sie verstehen, wie diese Vorteile funktionieren. Um zum Beispiel die automatische Deckung beim Mieten eines Autos zu aktivieren, müssen Sie wahrscheinlich die gesamte Transaktion mit der abgedeckten Kreditkarte abschließen und die Vollkaskoversicherung des Vermieters ablehnen. Rufen Sie im Zweifelsfall die Nummer auf der Rückseite der Karte an.
Unternehmensrichtlinien für Firmenkreditkarten
Mitarbeiter sollten die Richtlinien ihres Unternehmens in Bezug auf Firmenkarten von Anfang an kennen, um Fehler zu vermeiden, die zu Albträumen bei der Buchhaltung führen könnten – oder Schlimmeres. Karteninhaber sollten sich mit den allgemeinen Ausgaben- und Berichtsanforderungen ihres Unternehmens vertraut machen und herausfinden, ob sie Ausgabenlimits haben, die für bestimmte Kategorien gelten. Es ist auch wichtig, sich über abteilungs- oder positionsspezifische Regeln zu informieren. Führungskräfte von Unternehmen werden beispielsweise wahrscheinlich andere Ausgabenprofile haben als beispielsweise das mittlere Management.
Sobald ein Karteninhaber die Richtlinien seines Unternehmens erfährt, sollte er sich daran halten. Wenn sie ihre Karte verwenden, um etwas zu kaufen, das keine genehmigte Geschäftsausgabe ist, können sie in den Augen ihres Arbeitgebers schlecht dastehen – selbst wenn es sich um einen ehrlichen Fehler handelt. Darüber hinaus haben viele große Unternehmen einen Mitarbeiter für Reise- und Unterhaltungskarten, der die Ausgaben der Mitarbeiter jederzeit überprüfen kann. Es ist wichtig, dass Karteninhaber mit gesundem Menschenverstand entscheiden, ob eine Belastung, die sie vornehmen möchten, zu 100 % berufsbezogen ist. Wenn nicht, sollten sie es auf ihre persönliche Karte schreiben und später klären, ob sie Anspruch auf eine vollständige oder teilweise Erstattung haben.
Um buchhalterische Albträume – oder Schlimmeres – zu vermeiden, mischen Sie persönliche Ausgaben nicht mit geschäftlichen Ausgaben.
Bevor eine Firmenkreditkarte aktiviert wird, kann ein Arbeitgeber persönliche oder Online-Schulungen für Firmenkreditkarten anbieten (oder verlangen), die den Mitarbeitern helfen sollen, die Richtlinien zu lernen. Darüber hinaus kann ein Arbeitgeber Richtlinien auf seiner Intranet-Site veröffentlichen und aktualisieren. Es ist immer eine gute Idee, auf dem Laufenden zu bleiben, die Regeln zu befolgen und alles zu vermeiden, was zu zusätzlichem Papierkram führen oder als Betrug ausgelegt werden könnte. Karteninhaber, die Fragen zu den Richtlinien ihres Arbeitgebers haben, sollten sich an die Person (oder Abteilung) wenden, die das Programm verwaltet.
Besondere Überlegungen
Neben dem Verstehen und Befolgen der Unternehmensrichtlinien in Bezug auf Ausgabengrenzen, zulässige Ausgabenarten und den Umgang mit Spesenabrechnungen ist es wichtig, dass sich die Mitarbeiter bewusst sind, dass sie – und nicht ihr Arbeitgeber – für die Zahlung der Kreditkartenrechnung verantwortlich sind Die Kreditwürdigkeit könnte sinken, wenn sie mit Zahlungen in Verzug geraten. AmEx beispielsweise meldet Konten an ein Kreditbüro, wenn das Konto 180 Tage überfällig ist. Es ist eine gute Idee, eine E-Mail-Benachrichtigung als Erinnerung einzurichten, wenn diese Zahlungen fällig sind.
Wie jede Kreditkarte sollten Mitarbeiter ihre Firmenkreditkarte sorgfältig behandeln und an einem sicheren Ort aufbewahren, um Diebstahl oder Verlust zu verhindern. Wenn eine Karte verloren geht oder gestohlen wird, sollte dies so schnell wie möglich gemeldet werden, damit die Karte gesperrt und ersetzt werden kann.