Mi. Apr 17th, 2024

Was sind Flottenkarten?

Flottenkarten sind eine Art Zahlungskarte, die es Unternehmen ermöglicht, Ausgaben im Zusammenhang mit den Fahrzeugen, die sie besitzen und betreiben, zu verwalten. Flottenkarten, auch Tankkarten genannt, verhalten sich wie Ladekarten und werden von großen Öl- und/oder spezialisierten Kreditunternehmen angeboten. Unternehmen stellen ihrem Personal – nämlich Transportmitarbeitern – Flottenkarten für Kraftstoff, Fahrzeugreparaturen und Wartung zur Verfügung.

Wie Flottenkarten funktionieren

Flottenkarten gibt es in den Vereinigten Staaten seit den 1980er Jahren und werden von Unternehmen an Mitarbeiter ausgegeben, die Firmenfahrzeuge nutzen und betreiben. Die meisten Unternehmen, die Flottenkarten verwenden, arbeiten in der Transportbranche. Flottenkarten werden häufig von Speditionen sowie von solchen verwendet, die Liefer- und Mitfahrdienste anbieten.

Flottenkarten werden in der Regel von einem einzigen Unternehmen ausgestellt. Dies bedeutet, dass Karteninhaber sie nur an bestimmten Standorten verwenden können, die dem Aussteller gehören, von ihm betrieben und als Franchise vergeben werden. Genau wie eine normale Zahlungskarte werden Flottenkarten mit Details wie der Kartennummer, dem Ablaufdatum (falls zutreffend), dem Firmennamen und in einigen Fällen dem Namen des berechtigten Benutzers geprägt oder laserbedruckt. Neuere Karten haben einen Mikrochip auf der Vorderseite und einen Magnetstreifen auf der Rückseite, sodass sie an POS-Terminals verwendet werden können.

Unternehmen geben diese Karten an ihre Fahrer und andere Mitarbeiter, die sie anstelle von persönlichen Karten verwenden können. Dadurch kann der Kartenaussteller direkt mit dem Unternehmen abrechnen und nicht mit dem Mitarbeiter, der zu einem späteren Zeitpunkt Spesenabrechnungen einreichen müsste. Kartenaussteller stellen Unternehmen im Allgemeinen eine einzige Rechnung aus, die mit individuellen Gebühren für jeden autorisierten Benutzer aufgeschlüsselt ist. Flottenkarten sind ebenso wie Ladekarten zinslos. Denn Unternehmen sind verpflichtet, den ausstehenden Kontostand bis zur Fälligkeit vollständig zu begleichen.

Flottenkartenguthaben müssen bis zum Fälligkeitsdatum vollständig bezahlt werden.

Aber im Gegensatz zu einer Firmenkreditkarte, die für eine breite Palette von autorisierten Einkäufen wie Reisen verwendet werden kann, sind Flottenkarten speziell für Ausgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung von Fahrzeugen konzipiert. Flottenkarten waren auch ein Ziel für neue Fintech-Lösungen in der Zahlungsbranche, wobei eine Reihe von Flottenzahlungsdienstleistern in diesem Bereich des Transportmarktes innovativ waren.

Die zentralen Thesen

  • Flottenkarten ermöglichen es Unternehmen, die Ausgaben im Zusammenhang mit den Fahrzeugen, die sie besitzen und betreiben, zu verwalten.
  • Unternehmen stellen Mitarbeitern, die Firmenfahrzeuge betreiben, Flottenkarten für Kraftstoffeinkäufe, Fahrzeugwartung und Reparaturen zur Verfügung.
  • Karten werden häufig von Speditions-, Liefer- und Mitfahrunternehmen verwendet.
  • Flottenkarten ermöglichen es Unternehmen, fahrzeugbezogene Ausgaben zu verwalten und zu budgetieren, ohne den zusätzlichen Aufwand für die Verwaltung kostspieliger Spesenabrechnungen und Erstattungen.

Vorteile von Flottenkarten

Wie oben erwähnt, können Unternehmen Flottenkarten an Mitarbeiter ausstellen, die zur Nutzung von Firmenfahrzeugen berechtigt sind, anstatt dass jeder Mitarbeiter eine persönliche Karte verwendet. Dies reduziert die Verwaltungskosten, die mit der Aufrechterhaltung eines Erstattungsprogramms verbunden sind, um Mitarbeiter für das Geld zu bezahlen, das sie für Benzin und Fahrzeugwartung verwenden. Es hilft Unternehmen auch bei der Überprüfung und Verwaltung der aufgeschlüsselten Ausgaben für ihre Ausrüstungsgüter.

Flottenkarten bieten im Allgemeinen ein gewisses Maß an Übersicht, sodass Unternehmen ihre Ausgaben besser verwalten und kostenbezogene Trends erkennen können. Unternehmensbuchhalter können auch Buchhaltungsanalysen verwenden, um Zahlungskartenlimits und -nutzung anzupassen.

Beispielsweise kann ein Lieferunternehmen jedem seiner Fahrer eine Flottenkarte ausstellen, mit der er Kraftstoff kaufen und die Wartung bezahlen kann. Da jede Flottenkarte mit einem einzelnen Mitarbeiter verknüpft ist, kann das Unternehmen überwachen, wie viel jeder Mitarbeiter für seine Route ausgibt, und außerdem Schätzungen für die Budgetierung erstellen. Wenn das Unternehmen feststellt, dass ein bestimmter Fahrer sein zugewiesenes Fahrzeug überdurchschnittlich häufig betankt, kann es das Limit der zugewiesenen Karte nach unten anpassen.

Beispiele für Flottenkarten

Die überwiegende Mehrheit der Flottenkarten wird von großen Öl- und Gasunternehmen wie Shell, ExxonMobil, Chevron und Texaco ausgestellt. Unternehmen, die ihre Karten verwenden, sind in der Regel auf die Nutzung der Standorte des Kartenausstellers beschränkt.

Neue Zahlungstechnologien haben sich jedoch weiterentwickelt und bieten viele neue und innovative Lösungen in einer Vielzahl von Branchen, wobei die Transportbranche besonders ein Hauptziel ist. Zahlreiche Dienstleister im Transportwesen expandieren. Fleetcor ist ein Flottenkartenzahlungsdienstleister, der Firmenflottenkartenprodukte anbietet. Zu den führenden Flottenkartenpartnerschaften gehören MasterCard, FleetCards USA, The Fuelcard Company und Fuelman. Fleetcor trägt auch dazu bei, die Geschäftsbuchhaltung für Transportunternehmen zu vereinfachen, indem es Partnerschaften mit Unternehmen aus der gesamten Transportbranche für moderne Flottenzahlungslösungen eingeht.

Von PETKOS

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